Quanti progetti aziendali falliscono, si bloccano o vengono realizzati in modo sbagliato (o subottimale)?
Quanto tempo, risorse ed entusiasmo perdiamo in casi simili!
Nella mia carriera ho partecipato a molti progetti che non hanno visto la luce; altre volte sono stati portati a termine, ma con un enorme dispendio di energie da parte di molti attori.
Uno dei casi che ho vissuto più spesso è quello dell’implementazione di un nuovo software per automatizzare un’attività: ad esempio l’amministrazione del personale, la contabilità, la gestione di una spa di una struttura ricettiva o di un ristorante.
Negli anni ho maturato l’esperienza giusta per sbloccare progetti arenati oppure per evitare che ciò accada, cogliendo i primi segnali di difficoltà o predisponendo le condizioni migliori in partenza.
Perché un progetto fallisce?
Le motivazioni possono essere diverse, perché il modo con cui si lanciano e si portano avanti i progetti sono diversi. Vediamone alcune.
1 Mancanza di project management skills
C’è chi scambia un “semplice” obiettivo per un progetto e ne assegna la responsabilità ad una persona senza pensare che servono competenze di project management (anche di base) per realizzarlo.
2 Progetti non ben definiti
Ci sono casi in cui si elabora un progetto di massima ma non vengono definiti in modo chiaro obiettivi, tempi e risorse necessarie per portare a termine quel progetto.
3 Decisioni prese dall’alto senza coinvolgimento degli operativi
Spesso il management prende delle decisioni, effettua degli investimenti senza interpellare la base, chi cioè tutti i giorni si scontra con la realtà e le difficoltà quotidiane.
4 Mancanza di una cabina di regia
In molti casi, quando un progetto fallisce, si innesca il “blaming game”, lo scaricamento delle colpe che non è mai produttivo. Serve una cabina di regia del progetto che definisca i ruoli e le responsabilità degli attori del progetto.
5 Comunicazione poco funzionale tra gli attori del progetto
Nel caso dell’inserimento di un nuovo software, ad esempio, in alcuni casi ho dovuto mediare spesso tra l’amministrativo o il direttore del ristorante e della spa con i tecnici delle software house, non sempre ricettivi o capaci di tradurre in soluzioni le richieste del cliente o di comunicare in modo chiaro quelle soluzioni.
6 Mancanza di senso pratico e ricettività da parte delle persone coinvolte nel progetto
Si sa, la zona di confort è un grande ostacolo per la realizzazione dei progetti. Le persone sono portate per natura a replicare gli schemi mentali. Per questo motivo molti ostacolano (anche solo inconsciamente) la realizzazione di un progetto. Spesso ci si ostina a ragionare con la propria testa e non si è inclini ad ascoltare e quindi valutare se le soluzioni proposte possono essere efficaci anche per la propria realtà.
La via efficace e felice per sbloccare i progetti
Di recente ho scritto una mail al Ceo di una grande azienda per dare un impulso a un importante progetto che faticava a decollare. Nel far questo ho di fatto indicato il metodo che applico ogni volta per portare a casa un risultato all’altezza delle aspettative.
Ho deciso di condividere la parte essenziale di quella mail, una serie di indicazioni che essere utili per chi vuole sbloccare un progetto.
- In primo luogo è utile partire dalla considerazione che non stiamo mai scoprendo l’acqua calda. Qualcuno prima di noi ha avuto lo stesso problema e può averlo risolto egregiamente. Bisogna avere l’umiltà di calarsi nelle possibili soluzioni e di valutare obiettivamene se accettabili.
- È cruciale analizzare da più punti di vista il problema che si intende risolvere, ascoltando le persone nell’azienda, ascoltando gli interlocutori esterni (fornitori e consulenti) in modo da essere ragionevolmente certi che abbiano capito l’esigenza e che siano in grado di gestire il progetto.
- È fondamentale condividere con le parti interessate il progetto e farle partecipare il più possibile al processo decisionale e all’individuazioni degli step ritenuti importanti per la sua buona riuscita.
Occorre liberare tempo delle persone che vanno coinvolte affinché possano collaborare all’iniziativa e sentirsi responsabili del suo successo.- È necessario condividere tempi e fine lavori per dare il senso dell’urgenza e di un sacrificio a tempo determinato.
- La cabina di regia deve fare in modo che gli attori del progetto comunichino in modo efficace ma soprattutto siano sul pezzo e si sentano coinvolti e responsabili. Non si deve mollare la presa fino alla fine. La persistenza è una delle chiavi del successo.
- And last but not least, occorre una sferzata di entusiasmo e di motivazione, non facile da trasmettere, ma fondamentale: la presenza sul campo, il sostegno al team, il sapere ascoltare, supportare, dare fiducia e trovare insieme soluzioni sono attività fondamentali per una riuscita di ogni progetto.
Spero che questo articolo ti abbia dato indicazioni utili per definire, realizzare o sbloccare un progetto.
Se capire come puoi farlo con l’approccio dell’organizzazione felice contattami.
