Sulla porta dell’ufficio dell’amministrazione dovrebbe esserci un cartello che dice: “Lasciate ogni speranza voi che entrate!”
Con questa frase, pronunciata tra l’ironico e il rassegnato, un imprenditore iniziò a raccontarmi il suo rapporto conflittuale con l’ufficio amministrazione della sua azienda.
L’amministrazione viene vista dagli imprenditori come l’area aziendale che rallenta ogni attività “realmente produttiva”.
La tendenza degli amministrativi a spaccare il capello, le loro continue richieste di documentazione, i solleciti… infastidiscono soprattutto i commerciali, impegnati in prima linea ogni giorno per produrre risultati e a conquistare nuovi clienti che spesso si irrigidiscono quando entrano in contatto con l’amministrazione. Anche per questo la comunicazione tra amministrazione e area commerciale non è sempre fluida ed efficace.
Talvolta l’imprenditore viene chiamato in causa per dirimere conflitti tra le due funzioni, nella piena consapevolezza che entrambe sono fondamentali per il bene dell’azienda, anche se è più facile riconoscere i risultati dell’area commerciale.
Mentre i commerciali sono sempre in moto, appaiono privi di limitazioni e vincoli (purché raggiungano l’obiettivo di vendita) e festeggiano i risultati raggiunti, dando enfasi a ciò che fanno, gli amministrativi, che hanno la responsabilità di rispettare le regole in cui siamo immersi, vivono in stanze piene di carte, davanti a terminali che rimandano loro numeri e dati da far quadrare al centesimo.
Ogni decisione aziendale che ha un risvolto economico cade sul tavolo di un amministrativo, che deve incasellare quell’informazione in una miriade di regole, norme e corretti comportamenti che mettano in sicurezza l’azienda.
I controllori sono sempre di più e sempre più agguerriti: c’è il socio, c’è il capo, c’è il sindaco, il revisore, l’auditor interno, il fisco, e in genere tutte le autorità collegate alla pubblica amministrazione (garante privacy, Inps, organismo di vigilanza del settore, vigili, capitaneria, … e chi più ne ha più ne metta). In genere l’amministrativo è anche la memoria storica dell’azienda, e il reparto che sicuramente ha quel pezzo di carta che “dovrei avere ma non mi trovo”.
Lavorare a “testa bassa”
Se chiedessi a degli imprenditori di rappresentare l’amministrazione con una vignetta, probabilmente la maggior parte di essi disegnerebbe un insieme di persone ricurve su una serie di scartoffie e faldoni o con la testa in file Excel. La vignetta sarebbe in bianco e nero oppure di color grigio.
E in effetti è così, gli amministrativi sono abituati a lavorare a testa bassa, spesso sotto pressione, per rispettare scadenze. Ora ti invito a stare per un po’ con la testa bassa, a contare e ad adottare una respirazione superficiale, quasi affannosa. È abbastanza difficile sorridere in queste condizioni, vero?
Non voglio dire che tutte le persone che lavorano in amministrazione siano persone infelici e grigie. Ma di certo la modalità di lavoro a cui sono abituate non è proprio felice.
Se ci pensi il sorriso è una linea curva, mentre il lavoro dell’amministrativo consiste nel “far quadrare” le cose. Anche per questo capita spesso a chi lavora in amministrazione di avere un approccio simile quando comunica.
L’amministrazione “supportiva”: si può fare!
Ora voglio “uscire dagli schemi” e proporti una nuova visione dell’amministrazione. Una visione che forse qualche anno fa, quando ricoprivo il ruolo di CFO, avrei ritenuto utopistica, ma oggi so che è fattibilissima.
Con un gioco di parole potremmo dire che l’amministrazione potrebbe passare da un ruolo di back office a backing office.
Attribuire all’amministrazione un ruolo di backing office (I have your back in inglese significa “supportare, coprire le spalle, essere dalla tua parte”) vuol dire trasformarla in centro di ascolto e di soluzioni.
Questo comporta un cambiamento della postura dell’amministrativo: dalla testa bassa si passa alla testa rivolta verso l’altro (verso tutti gli stakeholders, in primis l’imprenditore e i colleghi) e verso l’alto per trovare anche soluzioni utili per il futuro dell’azienda.
È un cambiamento culturale importante, ma è possibile e soprattutto può essere redditizio per l’azienda.
Questo cambiamento richiede un duplice intervento: di tipo organizzativo e di tipo formativo.
Organizzare l’amministrazione per risparmiare tempo ed essere più produttivi
In molte aziende le persone che operano in amministrazione sono spesso impegnate nell’esecuzione di attività che potrebbero essere svolte con maggiore precisione da software.
L’uso di soluzioni software di contabilità evolute, ad esempio, permette di risparmiare il 40% – 50% delle persone impegnate in tale funzione, tempo che può essere dedicato ad attività di maggiore valore per l’azienda.
I software di tesoreria, ad esempio, possono interfacciarsi direttamente con la banca, riducendo l’attività del contabile al controllo e alla validazione.
Vogliamo poi parlare del controllo di gestione? La principale difficoltà che riscontrano le aziende in questa attività deriva dal fatto che recuperano dati da più programmi e poi cercano di unirli con i dati certi provenienti dalla contabilità per estrarre indicazioni utili a guidare i processi decisionali. In realtà, per quanto un operatore sia bravo, può avere un margine di errore elevato, vista la diversa provenienza dei dati.
L’introduzione di un datawarehose consente di organizzare i dati in modo organico, omogeneo, coerente e univoco. Il datawarehouse può fornire informazioni tempestive attraverso la creazione di “cruscotti” pre-impostati che facilitano e rendono immediata e allineata la reportistica. L’operatore, cioè, a seconda della sua funzione aziendale, ha a disposizione una plancia di comandi da scegliere e da usare per visualizzare gli indicatori sugli andamenti aziendali più utili ai suoi scopi (KPI, key performance indicators).
Quali sono le attività a valore aggiunto di cui può occuparsi l’amministrazione?
L’amministrazione, liberata da attività routinarie, può dedicare maggiore attenzione agli accadimenti aziendali e, di conseguenza, affiancare i vari reparti nelle decisioni e quindi prevenire l’insorgere di problemi la cui risoluzione è spesso subottimale quando le attività sono avviate o compiute.
Una simile svolta, come ho già detto, passa necessariamente per un cambiamento culturale che può avvenire grazie a un processo di formazione e di presa di consapevolezza a cui partecipano sia gli amministrativi sia le altre figure aziendali.
Formare un’amministrazione “supportiva”
Il piano di formazione dell’area amministrativa solitamente è focalizzato sulle competenze tecniche (nuovi strumenti, nuove normative…). Alcune aziende prevedono anche corsi di comunicazione interfunzionali dove capita di trovare anche qualche amministrativo.
Il passaggio dalla prospettiva “back office” alla prospettiva “backing office” richiede qualcosa di più: una maggiore attenzione a competenze soft come la comunicazione assertiva, il team working, il problem finding & solving… Ma soprattutto lo sviluppo di una nuova identità professionale da parte degli amministrativi.
Tutto questo può sembrare impegnativo, ma il gioco vale la candela. Parola di CFO positivo. 😉
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